Qué revisar antes de firmar un contrato de servicios: checklist completa

Qué revisar antes de firmar un contrato de servicios: el objeto y el alcance exactos, los niveles de servicio (SLA) y qué pasa si no se cumplen, las penalizaciones, el precio y su revisión, la subcontratación, el contrato de encargado del tratamiento si hay datos personales (art. 28 RGPD), la limitación de responsabilidad, la duración y la renovación automática, y cómo sales del contrato con tus datos. Son los puntos donde se concentran casi todas las disputas entre empresas.

Esta checklist sirve para cualquier contrato de servicios entre empresas o profesionales: un software en la nube, una agencia de marketing, una gestoría, el mantenimiento informático, la limpieza o una consultoría. Está pensada para revisarla tanto si contratas el servicio como si lo prestas, porque cada punto tiene dos lecturas. Para cada bloque verás qué buscar, la señal de alarma y una redacción alternativa que puedes proponer.

En resumen: antes de firmar, comprueba que el servicio está medido (SLA con porcentaje, tiempos de respuesta y compensación), que las penalizaciones tienen tope, que no puede subcontratarse sin tu aviso, que hay contrato de encargado si se tratan datos personales, que la responsabilidad del proveedor no se limita a una cifra simbólica, que la renovación automática tiene un preaviso razonable y que al terminar recuperas tus datos en un formato útil. Si contratas servicios en la nube, desde el 12 de enero de 2027 el proveedor no podrá cobrarte por cambiarte a otro.

Antes de empezar: ¿contrato negociado o de adhesión?

Lo primero es saber qué tipo de contrato tienes delante, porque cambia tu margen.

• Contrato negociado: las cláusulas se discuten una a una. Todo lo de esta guía se puede pedir.
• Contrato de adhesión o condiciones generales: el proveedor impone un modelo para todos sus clientes (típico en software y telecomunicaciones). Entre empresas, la Ley 7/1998 de Condiciones Generales de la Contratación exige que esas cláusulas sean accesibles, legibles y que se hayan aceptado, pero el control de abusividad está pensado para consumidores. Una empresa o un autónomo que contrata para su negocio tiene menos protección y debe negociar o elegir otro proveedor.

Pregunta siempre si existe una versión negociable o un anexo de condiciones particulares. Muchos proveedores tienen margen en precio, preaviso y responsabilidad aunque digan que el contrato es estándar.

Partes, objeto y alcance del servicio

Ojo con las remisiones a documentos externos que el proveedor puede modificar ("según la política de uso publicada en nuestra web"). Pide que se adjunte la versión vigente a la firma o que cualquier cambio sustancial te permita resolver sin penalización.

Niveles de servicio (SLA): ¿qué significa un 99,9 % de disponibilidad?

El SLA (acuerdo de nivel de servicio) convierte "un buen servicio" en números: disponibilidad, tiempo de respuesta y tiempo de resolución de incidencias. Si el servicio es crítico para tu negocio, sin SLA no tienes nada que reclamar.

Además del porcentaje, revisa cómo se mide (quién monitoriza y desde dónde), qué se excluye (mantenimientos programados, fuerza mayor, fallos del cliente), los tiempos de respuesta por gravedad de la incidencia y qué recibes si no se cumple.

Ejemplo con cifras: los créditos de servicio

Pagas 2.000 € al mes por una plataforma con un SLA del 99,9 %. Un mes, la disponibilidad real es del 99,2 % (casi 6 horas caído). El contrato prevé un crédito del 10 % de la cuota si la disponibilidad baja del 99,5 %: recibes 200 € de descuento en la factura siguiente. Si esas 6 horas te costaron 5.000 € en ventas, el crédito no las cubre, y muchos contratos dicen que el crédito es tu única compensación. Por eso conviene que exista un umbral a partir del cual puedes resolver el contrato.

Cláusula problemática: "El proveedor realizará sus mejores esfuerzos para mantener el servicio disponible. Los créditos de servicio constituyen el único y exclusivo remedio del cliente."

Versión equilibrada: "El proveedor garantiza una disponibilidad mensual del 99,9 %, excluidos los mantenimientos notificados con 72 horas de antelación. Si la disponibilidad baja del 99,5 %, el cliente recibirá un crédito del 10 % de la cuota mensual; si baja del 99 % dos meses en un periodo de seis, el cliente podrá resolver el contrato sin penalización."

¿Son legales las penalizaciones? La cláusula penal y su límite

Las penalizaciones por retraso o incumplimiento son legales. El Código Civil las llama cláusula penal: una cantidad pactada de antemano para el caso de incumplimiento. Tres reglas útiles:

• La pena sustituye a la indemnización de daños, salvo que se pacte otra cosa (art. 1152 CC). Si el contrato dice que la penalización se suma a los daños, puedes acabar pagando dos veces.
• El juez puede moderar la pena cuando la obligación se cumplió en parte o de forma irregular (art. 1154 CC).
• Entre empresas no hay un tope legal general, así que el tope lo pones tú en la negociación.

Si eres proveedor, pide que la penalización tenga un máximo (por ejemplo, el 10 % del precio anual), que no se aplique cuando el retraso se deba al cliente y que sea recíproca cuando el cliente se retrasa en pagar o en dar acceso. Si eres cliente, pide que la penalización no te impida reclamar los daños reales cuando sean mayores.

Precio, revisión de precios y pagos

Revisa si el precio es cerrado, por uso o por usuarios, qué impuestos incluye y, sobre todo, cómo puede subir. Las cláusulas de revisión más equilibradas se vinculan a un índice público (el IPC, por ejemplo) con un máximo, y se aplican en la renovación, no en cualquier momento.

Cláusula problemática: "El proveedor podrá modificar sus tarifas en cualquier momento mediante comunicación al cliente."

Versión equilibrada: "Las tarifas se mantendrán durante el periodo inicial. En cada renovación podrán actualizarse conforme a la variación anual del IPC, con un máximo del 5 %, comunicándolo con 60 días de antelación. Si el cliente no acepta la actualización, podrá no renovar sin penalización."

Sobre los plazos de pago entre empresas, la Ley 3/2004 de morosidad fija 30 días si no se pacta otra cosa y no permite pactar más de 60. Lo explicamos con ejemplos en la guía del contrato de prestación de servicios freelance.

Subcontratación y personal del proveedor

Quieres saber quién presta realmente el servicio. Comprueba:

• Si el proveedor puede subcontratar sin tu autorización, y si responde de sus subcontratistas como si fueran él mismo.
• Si el servicio requiere personas concretas (un consultor senior, un equipo dedicado) y qué pasa si las cambian.
• Si el personal trabajará en tus instalaciones: entonces hay que coordinar la prevención de riesgos laborales (art. 24 de la Ley 31/1995).

Un matiz importante si eres el cliente: cuando contratas o subcontratas servicios de tu propia actividad, el artículo 42 del Estatuto de los Trabajadores te hace responsable solidario de las deudas salariales y de Seguridad Social del contratista con sus trabajadores, con los plazos que fija la ley. Pide al proveedor certificados de estar al corriente con la Seguridad Social y con Hacienda.

Una cláusula de no captación (que ninguna parte contrate al personal de la otra durante el contrato y unos meses después) es frecuente y razonable si es recíproca y limitada en el tiempo.

¿Qué debe incluir el contrato de encargado del tratamiento (art. 28 RGPD)?

Si el proveedor trata datos personales por tu cuenta (tus clientes, tus empleados, tus usuarios), es encargado del tratamiento y el artículo 28 del Reglamento General de Protección de Datos exige un contrato por escrito, que puede ser un anexo. No es opcional: su ausencia es una infracción de ambas partes. Debe recoger:

• El objeto, la duración, la naturaleza y la finalidad del tratamiento, el tipo de datos y las categorías de interesados.
• Que el encargado solo trata los datos siguiendo instrucciones documentadas del responsable.
• La confidencialidad de las personas autorizadas.
• Las medidas de seguridad del artículo 32.
• Que no recurrirá a otro encargado (subencargado) sin autorización previa por escrito, específica o general; si es general, debe avisarte de los cambios para que puedas oponerte.
• La asistencia al responsable para atender los derechos de los interesados y con las brechas de seguridad.
• Qué pasa al final: suprimir o devolver los datos, a elección del responsable.
• La puesta a disposición de información y la posibilidad de auditorías.

Señal de alarma: un proveedor que no tiene contrato de encargado preparado, o que procesa los datos fuera del Espacio Económico Europeo sin explicar con qué garantías. Si el proveedor usa inteligencia artificial con tus datos, pregunta si los usa para entrenar sus modelos; tienes más contexto en la guía sobre la Ley de IA y el Reglamento europeo.

Confidencialidad y propiedad de lo que se crea

La confidencialidad debe ser recíproca, con una definición concreta de lo que es confidencial y una duración que sobreviva al contrato. Si el intercambio de información es intenso, puede justificar un documento aparte: revisa qué firmas en un NDA.

Sobre la propiedad intelectual, distingue tres cosas: lo que ya era del proveedor (sus herramientas, plantillas, código base), lo que se crea específicamente para ti y tus propios contenidos. Lo razonable es que el proveedor conserve lo suyo y te dé una licencia de uso, que tú recibas los derechos de lo creado para ti cuando lo pagues, y que tus contenidos sigan siendo tuyos.

Responsabilidad, garantías y seguros

La cláusula de responsabilidad decide quién paga si algo sale mal. Lo habitual es un tope (por ejemplo, lo pagado en los últimos 12 meses) y la exclusión de daños indirectos y lucro cesante. Revisa tres cosas:

1. Que el tope tenga sentido. Limitar la responsabilidad a 100 € en un contrato de 50.000 € equivale a no asumir ninguna.
2. Las excepciones al tope. Lo razonable es que no se limiten los daños por dolo o culpa grave, las brechas de confidencialidad y protección de datos ni las infracciones de propiedad intelectual. La responsabilidad por dolo no se puede excluir nunca (art. 1102 CC).
3. Los seguros. Si el riesgo es relevante, pide que el proveedor tenga un seguro de responsabilidad civil profesional con un capital mínimo.

Cláusula problemática: "La responsabilidad total del proveedor, por cualquier concepto, no excederá de 100 euros."

Versión equilibrada: "La responsabilidad total de cada parte se limita al importe pagado por el cliente en los 12 meses anteriores al hecho causante. Este límite no se aplicará en caso de dolo o culpa grave, incumplimiento de las obligaciones de confidencialidad o protección de datos, o infracción de derechos de propiedad intelectual de terceros."

Duración, renovación automática y salida

Muchos contratos de servicios se firman por un año y se renuevan solos si nadie avisa. No es ilegal, pero tienes que conocer tres datos: la duración inicial, el preaviso para no renovar y cómo se notifica. Un preaviso de 90 días con notificación por correo certificado es una trampa fácil de olvidar. La guía sobre permanencia y renovación automática explica cómo salir de estos contratos.

Comprueba también:

• Resolución por incumplimiento, con un plazo para corregir (por ejemplo, 30 días tras el aviso).
• Resolución por conveniencia: si puedes salir antes y cuánto cuesta.
• Cambio de control del proveedor: si lo compra un competidor tuyo, ¿puedes salir?
• Cesión del contrato: que ninguna parte pueda ceder el contrato a otra empresa sin consentimiento.

¿Qué pasa con tus datos al terminar? Portabilidad y reversibilidad

Terminar un contrato es fácil; llevarte tu información a otro proveedor, no tanto. Pide una cláusula de reversibilidad: el proveedor te entrega todos tus datos en un formato estructurado y de uso común, en un plazo concreto, presta asistencia razonable durante la transición y después borra los datos y te lo certifica.

Si contratas servicios de tratamiento de datos en la nube (almacenamiento, software como servicio, infraestructura), el Reglamento de Datos de la UE (Reglamento (UE) 2023/2854, conocido como Data Act) se aplica desde el 12 de septiembre de 2025. Según sus artículos 23 a 31, el contrato debe permitirte iniciar el cambio con un preaviso máximo de 2 meses, con un periodo de transición de hasta 30 días en el que el proveedor mantiene el servicio, y con un plazo de al menos 30 días para recuperar tus datos. Hasta el 11 de enero de 2027 el proveedor solo puede cobrarte el coste real del cambio; desde el 12 de enero de 2027, no puede cobrarte nada por él.

Errores frecuentes al revisar un contrato de servicios

1. Leer solo la propuesta comercial y no las condiciones generales que se aceptan con ella.
2. No leer los anexos, que es donde están el SLA, las tarifas y el tratamiento de datos.
3. Aceptar "mejores esfuerzos" cuando el servicio es crítico.
4. Firmar sin contrato de encargado porque "es un proveedor de confianza".
5. No apuntar la fecha del preaviso de renovación.
6. Creer que una empresa tiene la misma protección que un consumidor. Si contratas para tu negocio, la normativa de consumo no te ampara en la mayoría de los casos: lo que firmes, obliga.
7. Copiar plantillas de otro sector: un contrato de mantenimiento no sirve para una consultoría.

Qué hacer si ya lo has firmado

• Haz inventario: fechas de vencimiento y preaviso, SLA, topes de responsabilidad y penalizaciones. Pon un aviso en el calendario semanas antes del preaviso.
• Documenta los incumplimientos: capturas, informes de disponibilidad, tickets y correos con fecha. Sin pruebas no hay créditos ni resolución por incumplimiento.
• Reclama por escrito, citando la cláusula concreta y pidiendo una solución en un plazo. Un burofax resumido: "Conforme a la cláusula 7 y al anexo II, la disponibilidad de los meses de julio y agosto fue inferior al 99 %. Solicitamos el abono de los créditos correspondientes y, al repetirse el incumplimiento, comunicamos nuestra voluntad de resolver el contrato sin penalización en 30 días."
• Renegocia en la renovación, que es cuando más poder tienes.
• Revisa la cláusula de disputas: si hay arbitraje pactado, es la vía; si no, los juzgados que indique el contrato. En importes altos, consulta a un abogado mercantil.

Cómo revisar un contrato de servicios con LexyAi

Sube el contrato y sus anexos a LexyAi y en unos minutos tienes un informe en lenguaje claro con los riesgos ordenados por gravedad. En un contrato de servicios, el análisis de contratos detecta SLA sin compensación, créditos como "único remedio", penalizaciones sin tope, subcontratación libre, ausencia de contrato de encargado, topes de responsabilidad simbólicos, subidas de precio unilaterales y renovaciones con preavisos largos.

Si el proveedor te devuelve una versión con cambios, la comparación de versiones (plan Professional) te dice qué ha cambiado de verdad. Con el seguimiento de fechas recibes un aviso por email antes del preaviso de renovación, y con los proyectos agrupas todos los contratos de un proveedor o de un cliente. El archivo original se borra tras el análisis y los datos se tratan en la UE. Más casos de uso en la página para pymes.

Checklist: qué revisar antes de firmar un contrato de servicios

• Partes correctas, firmante con poder y anexos numerados.
• Objeto, entregables y exclusiones concretos.
• Orden de prelación entre contrato, anexos y condiciones generales.
• SLA con porcentaje de disponibilidad, tiempos de respuesta y créditos.
• Derecho a resolver si el SLA se incumple de forma reiterada.
• Penalizaciones con tope y sin duplicar la indemnización.
• Precio cerrado durante el periodo inicial y revisión vinculada a un índice con máximo.
• Plazo de pago dentro de los límites de la Ley 3/2004.
• Subcontratación solo con aviso o autorización, y responsabilidad del proveedor por sus subcontratistas.
• Certificados de estar al corriente con Seguridad Social y Hacienda si es tu propia actividad.
• Contrato de encargado del tratamiento con todo el contenido del artículo 28 RGPD.
• Confidencialidad recíproca con duración posterior al contrato.
• Propiedad de lo creado para ti, vinculada al pago.
• Tope de responsabilidad razonable, con excepciones para dolo, datos y confidencialidad.
• Seguro de responsabilidad civil si el riesgo lo justifica.
• Duración, renovación y preaviso anotados en el calendario.
• Salida: resolución por incumplimiento, cambio de control y cesión.
• Reversibilidad: entrega de datos en formato útil, asistencia y borrado certificado.
• Ley aplicable y tribunales o arbitraje que no hagan inviable reclamar.

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Este artículo tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento jurídico. Para situaciones específicas, consulta siempre con un abogado colegiado.